Автор: Boris Veldhuijzen van Zanten
Источник: http://thenextweb.com/lifehacks/2014/03/17/10-simple-rules-to-make-email/
Не так много статей, которые дают полезные советы о том, как эффективно использовать электронную почту в команде (или вообще в работе — на фирме). Это — одна из таких. Речь идёт не о том как написать эстетически красивое письмо, а о том, как беречь время и нервы — своё и своих коллег. Перечислю коротко 10 пунктов:
- Не нужно отвечать на каждое письмо. Ответы типа «Спасибо», «Понял» лучше не посылать вовсе. Если не знаете ответа — не отвечайте.
- Не посылайте письмо по каждому пустяку. Если не срочно, то лучше вести список тем для обсуждения по каждому адресату, а затем посылать письмо когда накопится больше тем. А быть может и вовсе не писать, а обсудить накопившиеся темы в чате или даже в личном разговоре.
- Сначала договоритесь с адресатом. Потратьте немного времени чтоб выяснить предпочтения вашего адресата. Предпочитает ли он, например, много маленьких писем по конкретным темам или же одно большое письмо с большим списком. Результаты могут удивить. (И перешлите ему эту статью 🙂 )
- Чем короче тем лучше. Чем длиннее письмо, тем меньше у него шансов быть прочитанным. Каждое предложение увеличивает на 5% риск, что письмо не будет прочитано.
- Является ли электронное письмо оптимальным средством? Некоторые темы лучше обсуждать не по почте, а или по телефону, или лично, или в чате.
- Избегайте эмоций. Если вы испытываете сильные эмоции, например, сердитесь, то лучше вовсе не посылать письмо, а обсудить вопрос по телефону или встретиться. Отправляя эмоционально письмо, вы рискуете получить длинную дискуссию и много взаимонепонимания.
- Не посылайте документы. Вместо того, чтобы присоединять документы к письму, выложите их на какой-нибудь сервер для совместной работы и пошлите ссылку. К примеру, можно использовать Google Drive или DropBox.
- Включайте адресатов в копию только по веской причине. Если вы включаете кого-то в копию (Cc:), то указывайте в теле письма, для чего. К примеру, София, пожалуйста, ответь на второй вопрос.
- Используйте слепую копию (Bcc:). Посылая копию через поле Bcc, вы уведомляете получателя, но также даёте ему этим знать, что ему не надо участвоввать в последующей дискуссии.
- Вовсе не пишите письмо. Многие начинают свой день с расчистки Входящих. Они чувствую себя полезными и продуктивными если в результате отправляют стопку писем. Но это означаете, что они создают работу для получателей этих писем. Может быть лучше начать с того, что на сегодня важно и сесть работать над этим? 20 лет назад почты не было, и как-то без неё неплохо обходились.
Итого: Электронная почта — это замечательный инструмент, который, однако, очень легко использовать не по назначению Но как любой инстумент, его можно освоить и применять с получением максимальной пользы.
